Faxsoftware

mit der richtigen Faxsoftware vom PC aus faxen

Eine gute Faxsoftware oder ein zuverlässiges Faxprogramm arbeitet passiv im Hintergrund, so dass man einfach über Outlook Faxe senden und empfangen kann.

Auch wenn Briefe und Faxe werden immer seltener verschickt werden, so wurden diese von der Email doch nicht vollständig verdrängt und werden es vermutlich auch nie ganz werden, denn schließlich können manche Informationen nur auf dem Papier dargestellt werden. Aber trotzdem ist es so, dass gerade im Unternehmensbereich primär per Email kommuniziert wird – die Kommunikation per Fax hat stark abgenommen. Denn auch Dokumente wie zum Beispiel Produktkataloge oder Verträge können inzwischen gescannt und als PDF-Datei per Email versendet werden. Aus diesem Grund schaffen sich immer weniger Unternehmen und Privatpersonen Faxgeräte an. Die Gründe dafür sind verständlich: zum einen sind gute Faxgeräte sehr teuer und zum anderen werden sie immer seltener benötigt.

Weil in vielen Bereichen auf die Kommunikation per Fax nicht vollständig verzichtet werden kann, aber ein richtiges Faxgerät eigentlich nicht benötigt wird, haben viele Unternehmen ihre Faxgeräte durch das so genannte PC-Fax ersetzt. Das Prinzip des PC-Fax ist relativ simpel. Eine eigens eingerichtete Faxnummer wird auf den Computer umgeleitet, und empfangene Faxe werden mit einer Faxsoftware beziehungsweise in einem Emailprogramm abgespeichert und verwaltet. Doch mit einer Faxsoftware oder einem Faxprogramm ist nicht nur das Empfangen von Faxen möglich, sondern ebenfalls das Versenden.

Je nach dem welche Faxsoftware zum Einsatz kommt, gestaltet sich die Bedienung des PC-Fax einfach oder schwierig. Gute Faxprogramme arbeiten passiv im Hintergrund und werden über typische Emailprogramme wie zum Beispiel Microsoft Outlook bedient und gesteuert. Das heißt der Nutzer bekommt im besten Fall von der Faxsoftware überhaupt nichts mit und erledigt sämtliche Fax-Kommunikation direkt über die Emailsoftware. So können beispielsweise Texte im Emailprogramm eingetippt werden und statt der Emailadresse des Empfängers gibt man einfach die Faxnummer an. Beim Versenden wird die Mail dann ganz einfach als Fax versendet.

Doch leider ist es gar nicht so einfach, sich so eine tolle Infrastruktur aufzubauen. Die Installation der Programme ist nicht immer ganz einfach – schließlich muss auch der Telefonanschluss so konfiguriert werden, dass die Faxe an den PC weitergeleitet werden. Allerdings sind die meisten Faxprogramme relativ gut erklärt, so dass man seinen PC erfolgreich zum Faxgerät umwandeln kann, sofern man sich die Zeit nimmt und die Faxsoftware richtig konfiguriert.